Ensayo

Curso Introductorio a la AP, Maestría en Administración de Proyectos, UCI.

Ensayo por Carlos Araya

ORANGE es una compañía que  tiene presencia  a nivel mundial;  como aprendimos en clase la puedo catalogar  como una compañía madura en el área de desarrollo de proyectos, cuenta con múltiples portafolios de servicios, con una metodología bien definida para la administración de programas y sus proyectos.   Ha estado operando de esta forma  desde hace varias décadas. Debido a su cobertura ORANGE maneja varios centros ubicados en América, Asia y Europa, es donde están las PMOs.

Lo que voy a comentar en este ensayo, es mi punto de vista en cual parte de los procesos de dirección de proyectos estoy involucrado directamente, haciendo un descripción de los mismos y luego dando mi opinión de cómo mejorarlos, trataré aspectos como multiculturalidad, stakeholders, procesos de administración y director de proyecto.

Primero me gustaría tratar el tema de los stakeholder (interesados), los proyectos que tengo a cargo son acuerdos entre las gerencias de  IT de una empresa con la que tenemos negocios y los encargados de portafolios en ORANGE,  aquí se establece la necesidad y se presentan los requisitos formales del proyecto, el cliente llena una solicitud de propuesta que en nuestro contexto se denomina SRF( Service Request Format ). Este documento es enviado a una oficina de proyectos y es distribuido a los diferentes directores de proyecto, dado que generalmente son proyectos para el ámbito de toda Latino América. Posteriormente, los proyectos asignados a la zona  de Centro América y el Caribe, que es mi área de trabajo, son cargados en la herramienta de consulta. El siguiente paso es tener contacto con los diferentes IT manager de la empresa, éstos serían mis interesados directos. Este es un punto  importante que se debe mejorar del proceso, dado que no se tiene conocimiento de quiénes originaron los requerimientos y que muchas veces ha pasado que ni el propio contacto  ha sido informado del tema desde su casa matriz. Es decir, no hay un análisis profundo de los interesados desde la PMO,  tampoco hay un buen proceso de distribución de la información.

Los siguientes interesados son los proveedores de servicios tales como RACSA e ICE.          Para el ámbito de Costa Rica son un importante stakeholder debido a que el control y seguimiento de los proyectos día a día ocupa  una interrelación constante con ellos. En el área existen alrededor de 50 empresas de servicios. La relación con ellos se tiene que tratar con mucho cuidado, dado que sus intereses o limitaciones tienen implicación en la plan que llevamos a cabo. Esto nos ha hecho reflexionar sobre cómo hemos tratado las áreas de conocimiento tales como costos, comunicación y los riesgos. Nuestra intensión por ahora es la  implementación plantillas para mejorar estos aspectos.

La multiculturalidad ha sido un factor también importante, como mencionamos anteriormente se maneja un número de 50 proveedores y muchos de ellos están ubicados en la zona del Caribe, este aspecto estudiado en clase nos ha servido mucho para evitar facetas como el atrincheramiento o por lo menos a mitigarlo. Se ha mejorado mucho la comunicación con muchos de estos grupos y hemos pasado a un estado más de acomodación.  Esto se ha  podido verificar por el tiempo de respuesta actual que ha dado una mejora global de instalación de servicios. Nuestro objetivo es llegar a la faceta de sinérgia, esto estableciendo más y mejores lazos de comunicación y reuniones físicas o virtuales tan frecuentemente como sea posible. Una buena alternativa puede ser utilizar una red social como la que pretende impulsar Google estos días con video conferencias para círculos sociales.

Como hemos repasado y estudiado las buenas prácticas de  administración de proyectos se llevan  como procesos ( PMBOX, pag.6 ). Esto me ha servido para comprender mi función en el panorama global que maneja ORANGE y el por qué algunas actividades se distribuyen por zona geográfica y no localmente.  Es claro también que ORANGE aplica el concepto de división de trabajo de las actividades ( WBS). Las tareas se llevan a cabo por un equipo de trabajo con el fin de proveer un entregable,  este a su vez se usa como entrada para nuestro equipo. Un ejemplo de esto es la actividad de cotización de servicios.  Esta es una tarea que realiza un equipo desde China, su entregable es el  costo esperado por un servicio de datos. Este equipo es responsable de cotizar con los proveedores de servicio de los distintos países, mientras que otro equipo se encarga de desarrollar el alcance del trabajo describiendo los detalles técnicos acordados con el cliente, y plasmarlos en configuraciones para equipos de telecomunicación y de la misma red global que administramos.

Mi función en el proyecto empieza en la fase de ejecución. Mi responsabilidad es vigilar que los temas técnicos, tanto a nivel de enlaces de datos como de equipo sean solicitados correctamente y principalmente el seguimiento de los mismos.  A fín de mejorar la comunicación con mis stakeholder, pretendo implementar un diario o bitácora donde intento documentar las lecciones aprendidas. A su vez, crear herramientas como base de datos para su debida administración, esto sin duda aumentará nuestra área de conocimiento del equipo, lo que permitirá  crear buenas prácticas cuando estos conocimientos se verifiquen repetidamente con cada proyecto. También  he notado que el tema de la capacitación técnica específica es importante, por lo que pretendo plantearlo a la gerencia  como programa de entrenamiento  para  desarrollar la eficiencia del grupo. El director de proyectos debe preocuparse en mejorar la habilidades del grupo y el desarrollo de sus integrantes.

Otro aspecto que he aprendido estas últimas semanas es diferenciar el tema de trabajo operativo y el trabajo de la dirección de  proyectos. Esta es una debilidad en nuestra empresa, ya que le compete a la gerencia directamente pienso que debo desarrollar o mejorar primero algunas habilidades interpersonales como influencia, liderazgo y comunicación, por medio de cursos impartidos por empresas dedicadas a esto.

Para finalizar confirmo que el camino recorrido en este curso ha tenido buen impacto en mi día a día y que muchos de sus conceptos son aplicables de forma inmediata,  me ha servido también para comprender mejor las facetas de la administración de negocios que antes no tenían tanto sentido; también veo el PMBOX como texto que nos nuestra una guía excelentemente depurada para la formación de profesionales en la administración de proyectos.